e-BEF na prática: o que muda na identificação de beneficiários finais e como se preparar

Empresas, fundos e outras estruturas operando no Brasil devem se atentar à nova obrigação que entra em vigor em 1º de janeiro de 2026: a IN RFB nº 2.290/2025. A norma institui o Formulário Digital de Beneficiários Finais (e-BEF), atualiza as regras de transparência e integra ao CNPJ a identificação de quem, de fato, possui, controla ou se beneficia das entidades.

A partir dessa data, entram em vigor o faseamento por grupos e os prazos. A obrigação de prestar as informações é imediata para entidades estrangeiras investidoras de capital em sociedades brasileiras e também para as Sociedades Anônimas. As demais sociedades terão 30 dias para se adequar, excluídas aquelas que não possuem beneficiário final, as sociedades limitadas, sociedades simples e as entidades sem fins lucrativos, que seguirão outro cronograma. Também passam a valer as penalidades e um modelo de dados mais rigoroso, inclusive para fundos de investimento em estruturas em cascata.

A obrigação vale para sociedades civis e comerciais, associações, cooperativas e fundações domiciliadas no país e inscritas no CNPJ, além de alcançar também administradores de fundos, instituições financeiras e entidades ou arranjos legais no exterior com CNPJ que atuem no Brasil. A norma ainda dispensa empresas públicas, sociedades de economia mista, companhias abertas e suas controladas, MEI e sociedades unipessoais. O rol de casos que só informam mediante requisição foi reduzido. Para fundos estrangeiros, há regras específicas, com exceção para casos com 100 ou mais investidores sem influência significativa em entidade nacional.

Quanto aos prazos, as empresas terão 30 dias para prestar informações após a inscrição no CNPJ, alteração dos beneficiários finais ou mudança de condição que torne a entidade obrigada. Haverá também uma atualização anual obrigatória até o último dia do ano-calendário, mesmo sem alterações. O descumprimento pode levar à suspensão do CNPJ e ao impedimento de operações bancárias, bem como a multa por atraso (art. 57 da MP 2.158-35/2001), após intimação com prazo de 30 dias.

O segmento de fundos de investimento ganhou um tratamento reforçado. Os relatórios 5401 e 5402, já enviados ao Banco Central, serão usados para consolidar dados sobre cotistas. O objetivo é facilitar a identificação do beneficiário final mesmo em estruturas complexas, com base em CPF/CNPJ e informações patrimoniais. A Receita indica que passará a receber mensalmente esses relatórios via Coleta Nacional, criando um painel integrado de análise.

O faseamento desenha a escalada de obrigatoriedade a partir de 2026, prevendo marcos para 2027 e 2028. A divisão em duas etapas contempla, entre outros, sociedades simples e limitadas por faixas de faturamento, entidades estrangeiras investidoras, fundos, entidades de previdência e organizações sem fins lucrativos que recebam verbas públicas. Esse cronograma permite adaptação operacional, mas não esvazia a exigência de atualização anual já a partir da vigência.

Para empresas e grandes escritórios de advocacia que assessoram grupos com estruturas multicamadas, veículos offshore ou fundos, 2025/2026 deve ser tratado como um projeto de adequação contínuo. O ponto de partida é um mapeamento de cadeias societárias, verificação de poderes de administração e a coleta de documentos que deem lastro às declarações (acordos de acionistas, registros, atas). A coerência entre o e-BEF, o QSA e o que se lê em contratos e políticas internas reduz o risco de exigências, autuações e medidas como a suspensão do CNPJ, que desorganiza por completo rotinas financeiras.

Como a ASAP auxilia nesse processo

A ASAP atua na execução paralegal que sustenta a conformidade do e-BEF. Nosso trabalho consiste em organizar dossiês por entidade, consolidar cadeias de participação, qualificar beneficiários finais e alinhar o conteúdo das declarações com os registros em bases cadastrais. Isso inclui a relação com as sociedades e administradores envolvidas na operação de beneficiário final, a padronização de evidências para estruturas estrangeiras (com traduções e apostilamentos, quando cabíveis), a preparação de assinaturas digitais e o protocolo das informações nos sistemas da Receita, com rastreabilidade e evidências de entrega.